Office Manager*in (f/m/div)

Job description

finleap connect GmbH ist ein Zusammenschluss von finleap-Unternehmen, die Finanzinstituten in ganz Europa eine breite Palette führender Fintech-Lösungen anbieten. Wir gehen auf die Anforderungen unserer Kunden ein, von eigenständigen Mikroprodukten bis hin zu Komplettlösungen, und stellen sicher, dass alle Stufen der digitalen Reife von unseren Dienstleistungen abgedeckt werden. Unser Fokus liegt nun auf internationalem Wachstum, wofür erfahrene Fintech-Experten in Frankreich, Italien und Spanien die Verantwortung tragen.


Bist du bereit für eine abwechslungsreiche und aufregende Herausforderung? Als Office Manager*in (m/w/div) bist du verantwortlich für unser Hamburger Büro von ca. 55 Mitarbeitern und bist Ansprechpartner für die Teams und Dienstleister vor Ort. Als Teil des Operations Teams arbeitest du eng mit der internen IT und Projektmanagern für interne Prozesse zusammen, um den Mitarbeitern die bestmögliche Atmosphäre zu bieten.

 Let’s reshape finance together.


Requirements

Was fordert dich heraus?


  • Verantwortlich für Büromanagement und -prozesse und für einen reibungslosen Ablauf
  • Ausstattung und Einrichtung einer bisher leeren Etage für Arbeitszwecke in Zusammenarbeit mit einem Innenarchitekten und damit verbundener Budgetverantwortung
  • Du bist die Kontaktperson des Vermieters und der Dienstleister inklusive Unterstützung des Finance Teams für Vertragsmanagement und Rechnungswesen
  • Du suchst aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten der Büroabläufe
  • Management von Meetingräumen inklusive Vor- und Nachbereitung
  • Einkauf von Büromaterial, Verpflegung & Getränken, sonstigen Bestellungen der Teams, ausserdem Verwaltung von Sachgütern und Life-cycle management (z.B. Reparatur oder Entsorgung) zusammen mit der internen IT Abteilung
  • Umsetzung und Einhaltung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
  • Erste Kontaktperson am Telefon und vor Ort, Annahme und Verwaltung von Post und Paketen
  • Unterstützung des Marketing und Communication Teams bei Events und Workshops
  • Ad-hoc Unterstützung des Managements bei administrativen Aufgaben
  • Unterstützung bei Buchungen von Reisen von Mitarbeitern und Kandidaten

Was macht dich erfolgreich?


  • Du hast herausragende Organisationsfähigkeiten und behältst in jeglicher Situation die Nerven
  • Du arbeitest selbstständig und strukturiert
  • Du bist proaktiv und energievoll
  • Du bist ein offener, kommunikationsfreudiger und hilfsbereiter Teamplayer, mit einem ausgeprägten Servicegedanken, der aber auch mal durchgreift, wenn es nötig ist
  • Du liebst es mit Enthusiasmus, Kreativität und Empathie Dinge anzupacken und umzusetzen
  • Du fühlst dich in einem internationalen und wachsenden Unternehmen wohl, und scheust keine Veränderung
  • Du hast gute Kenntnisse von Büro-relevanter Software (MS Office, Email, Google Drive, ...)
  • Du sprichst fließend Deutsch und Englisch


    Warum finleap connect?


    • Du hast die Möglichkeit von erfahrenen Kollegen zu lernen
    • Du tauchst in ein dynamisches und flexibles Umfeld ein, in dem du mit mehr als 150 Mitarbeitern unterschiedlicher Nationalitäten zusammenarbeiten wirst
    • Wir geben stets alles und haben Spaß dabei. Werde Mitglied unseres netten und hilfsbereiten Operations Team
    • Denkst du, wir können es besser machen? Wir sind alle ganz Ohr! Ein kreatives und sich weiterentwickelndes Arbeitsumfeld ist garantiert!
    • Du wirst Teil des FinTech Key Players der europäischen Start-up-Szene – und wir fangen gerade erst an!